一 心理准备：调整好心态没有什么好准备的，外国人也是人，有些人的素质还相当差，就是跟咱中国农民起家的批发户一样，见多了就，没感觉了，就平时怎么跟人说话就怎么跟他们说就行。
　　外商不是来做慈善外交的，而是来跟你合伙赚钱的，赚钱永远是第一。外商心里具体在琢磨什么，你猜不到也没必要去猜，只牢记一点，大家合作赚钱，这样心态就平和了，不卑不亢。
　　抛开这些不切实际的东西, 放松自己, 做个真实的而不是装模作样的人, 往往更能赢得外商的尊重，把事情办好----外商和我们一样，愿意跟一个看上去比较稳重地道，而不是一个跑前跑后、慌张亢奋的家伙做生意。
　　STEP ONE：心理的准备。

　　二行程安排同客户商讨参观访问行程表, 同工厂(公司接待部门)沟通, 一切敲定之后, 发送邮件货传真让客户确认, 同时让工厂做好接待准备。
　　既然是来赚钱，而不是来旅游观光，商务性的、务实的、紧凑的行程安排总是最受欢迎的。大摆宴席以及陪他们旅游反而不一定能促成交易。
　　因此，事先跟外商详细商量好他的行程，但外商访厂/公司阶段的安排则最好由你自己做出, 看哪些产品和车间, 扬长避短, 把你想展示给外商的东西充分安排进去。可以征求外商的意见，也可以把自己设想成外商，"如果我到一个陌生国度的陌生供货厂去考察，希望看到什么？"
　　实际到访的时候，严格按照行程计划来做（甚至故意严格去做也无妨），常能给外商以好印象。---道理很简单，采购商并不讨厌古板的供货商，最怕说了不算、无明确计划的厂家。
　　STEP TWO：如果可以，实现跟客人商量好行程安排，至少应该知道客人来中国的时间和班次和联系方式。

　　三公司信息的把握这个前面已经说过，你首先应该对公司产品，生产流程，技术参数了解了才有可能带领客人参观。
　　STEP THREE：事前最好准备一些关于公司的英文介绍，整个生产流程的英文，省的到时候翻译出现困难。另外，对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。

　　四 客人信息的打探1、了解客户，包括客户的详细联系资料，公司背景，公司实力，经营状况，经营范围，客户此次来访的目的，主要对什么感兴趣。还包括外商公司的股份结构，经营现状，技术水平，近三年的资产负债数字。
　　2．详细了解外商的谈判代表的具体情况，包括年龄，学历，爱好，身体健康状况，他在外商公司中的位置，他在经商履历中的业绩，他对投资项目的兴奋点。
　　3 调查客户性质：客户来之前你就需要对客户进行一些评估，是哪国人？是零售还是批发？网站是什么内容？针对于哪些产品？区域市场在哪等等。
　　4 了解客人的宗教问题，以方便接待。多了解客人国家习俗，习惯和喜好，注意细节，对自己所在城市文化以及景点也尽可能多了解，对本国文化当然应该多了解，客人问及时至少也应知道一点，不要这些都能赢得客人对你的尊敬。 不仅在工作上，在其它方面都是这样。
　　STEP FOUR：了解客人公司及其本人的信息，更能达到知彼！

　　五 准备接待材料和工作（STEP FIVE）1 参观和谈判可能用到的物品：
　　数码相机、预先准备好的CD盘刻录的产品目录和企业介绍（包括你们常用的付款方式，生产周期等），产品册子，易于携带的小样品；色板，计算器，尺，笔记本，订书机，图册还有针对性的报价单。记得要在客人来之前回顾一下以前的来往邮件，作好基本的准备。
　　一个专门的记录本子，计算器，价格表，记录本子 最好选用有活页的夹子。过一段时间可以整理一下，但是，已经记录的不能随便扔掉，整理好备查。
　　2、公司大厅的欢迎客户来访之类的接待牌， 让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客来访，若接待能记住来访的客人名字就更好了。
　　3、会议室的安排，谈判资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及相关需要展示客户的文件资料以证明公司实力。企业演示文稿内容要美观详尽，至少包括：
　　企业的竞争优势，市场分析， 往年的业绩清晰的组织结构图，客户服务流程，企业服务标准，投诉渠道，处理流程研发队伍的实力， 历史荣誉，开发的项目介绍，实验室的参观，负责人的资力介绍， 荣誉证书，各种认证4 事先准备好接机牌，公司大厅接待牌，打扫公司接待谈判室，样品卡的准备，客人感兴趣的其他产品的准备。
　　5 咖啡茶及一些小食品糖果的准备。
　　6 客人小礼物及样品的准备。
　　7．提前确定与外商谈判的三个方案，最佳方案，折中方案和妥协方案；准备好为达到上述三个方案的策略和手段。
　　注意：有时候需要打印接待通知，下发给相关部门或工厂！
　　8 对附近娱乐设施及购物休闲设施 要了解。

　　六 接机和酒店安排1、确认时间，确认酒店，拿接待牌并提示客人，在机场迎接；车上和客户所聊话题可以是轻松愉快的，比如讯问客户旅途状况，简洁城市特色或者文化特点等（STEP SIX）2 如果没有实现商量好，可以在车上问客人的行程打算，然后再具体定，一般是先把客人送到你预定的的酒店，有时候是客人自己预定。和客户敲定酒店星级,房间(一人一间,还是share room, 楼层,吸烟区和非吸烟区等等细节, 酒店挑选上要注意, 很多酒店号称5星, 结果连3星的水平都没有, 然后就近安排(距离工厂近的地方或者距离机场近的酒店), 安排妥当以后, 告知客户具体饭店地址电话. 一般是先接送至酒店后, 将访问时行程和工厂资料等文件交给客户, 敲定第二天参观访问事项, 也有客户直接先去工厂参观, 务必提前让工厂准备.（STEP SEVEN）3、如果是客人先休息，那离开前先确定去酒店接客户来公司的时间；有时候客人直接去参观。（STEP EIGHT）注意：与外商协商确定谈判的日程安排，对各个时间段的衔接要精确和细致，如在哪个酒楼吃饭，吃什么菜等等。一般的外商对午餐很随便，一份盒饭也可以！
　
  　七 安排参观和谈判1 第二天准时至酒店接客户(不同国家的客户对时间的观念会有不同, 我方一般提早10分钟在酒店大堂等候。（STEP NINE）2 接到工厂或者办公室之后, 根据行程表进行参观访问和会谈, 安排专人记录会议内容,如果第一次接触, 应安排多媒体会议室, 双方可以用投影幻灯对各自的企业进行介绍。（STEP TEN）3 谈判谈判技能主要是练出来的，不是学习或者理论可以造就的。你需要多与人交流，包括多去一些市场进行买卖训练，甚至讨价还价的训练。谈判的基础上互信互利，要保证自己的盈利基础上想办法为客户盈利是很重要的。谈判的顺序，参观公司工厂的顺序，陪同人员的级别，产品介绍的专业性和正确性，务必给客人留下专业的好印象，切忌不能一问三不知，当然这些都来源于平时工作经验的积累和学习。（STEP ELEVEN）4，一定要随身带着笔记本随时记录客户的要求，询问的款式，以便在邮件回访时有针对性。让所有客人了解自己公司的操作方式，能使客人更倾向于合作，对于敏感问题保持沉默，矜持的习惯应该避免。更不要对客人撒谎，自己是工厂，自己制造产品。客人的一些评估方式关键是在于如何和你合作，你如何和他互动操作等，你的产品质量竞争优势和你交货期稳定性等。
　　5 聊天，这很重要，几句话就打消他的矜持。讲的内容可以是汇率，建设，基金，家庭，房价，收入等成人问题。通过这些对对方性格充分了解，然后在谈生意时在有分歧的地方进行具体交流。
　　6 打印谈判报价单或合同给客人。（STEP TWELVE）7 客人走时要送到门口，当然最好是送到电梯口，等客人上了电梯，道了再见，电梯门关上后再回到办公室。实际操作中直接去一起吃饭了！